Ein Unternehmen umzustrukturieren ist oft notwendig – aber meist eine große Herausforderung. Wann dieser Prozess unumgänglich ist, was es dabei zu beachten gilt und wobei viele Betriebe Fehler machen, erklärt im Interview der Unternehmensberater und Experte Manfred Weiss.

Wann ist es unumgänglich, ein Unternehmen umzustrukturieren?
Manfred Weiss: Es ist wie im echten Leben: Ein Unternehmen wird nicht von heute auf morgen spontan krank. Es gilt, schon die Vorzeichen zu erkennen, meist werden diese jedoch beharrlich ignoriert. Wenn die Unternehmenszahlen und oft auch die Mitarbeiterzufriedenheit nicht mehr stimmen, dann ist es höchste Zeit, sich dem Thema ausgiebig zu widmen. Die schlechte Kundenzufriedenheit und die angespannte Situation im Unternehmensumfeld spiegeln meist die ganze Situation wider. Daher ist eine ausgiebige und neutrale Analyse notwendig.
Es gibt jedoch auch positive Beispiele, zum Beispiel wenn das Unternehmen zu schnell wächst und die Strukturen nicht mehr den Anforderungen gerecht werden. Auch hier muss eine Anpassung erfolgen

Wie geht man das als UnternehmerIn am besten an?
Es ist grundsätzlich von der Art des Unternehmens abhängig, da zum Beispiel ein Produktionsunternehmen oder eine Vertriebsgesellschaft ganz unterschiedliche Anforderungen haben. Danach sucht man eine/n BeraterIn mit der passenden Expertise. Ideal ist es; wenn diese/r schon einmal selbst ein größeres Unternehmen geleitet hat. So bringt die Person die nötige Praxiserfahrung mit.

»Meist ist man „unternehmensblind“ geworden.«

 Kann man das auch intern schaffen oder ist es immer ratsam, sich dafür Hilfe von außen zu holen?
Meist ist man „unternehmensblind“ geworden. Eine neutrale Sicht von außen hilft bei der Beurteilung der Situation. Ein/e externe/r BeraterIn kann zudem offener sprechen als die internen Angestellten. Da das Ergebnis der Analyse meist eine unangenehme Wahrheit ans Tageslicht bringt, ist es wichtig, mit klaren Worten auf die tatsächliche Situation hinzuweisen.

»Die wesentlichen Gründe des Scheiterns sind mangelnde Konsequenz und fehlender Mut bei der Durchsetzung von Maßnahmen oder die eigene Firmenkultur.«

Was sind die größten Fehler, die Unternehmen bei einer Umstrukturierung machen? Woran scheitern viele?
Nachdem von externen BeraterInnen die Umstrukturierungskosten erarbeitet wurden, versuchen viele den Prozess selber umzusetzen, um Geld zu sparen. Die Erfahrung zeigt, dass sie sehr häufig scheitern: Die wesentlichen Gründe hierfür sind mangelnde Konsequenz und fehlender Mut bei der Durchsetzung von Maßnahmen oder die eigene Firmenkultur. Oft wird auch die Einbindung der MitarbeiterInnen während des gesamten Change Prozesses vernachlässigt. Aber nur so kann eine nachhaltig erfolgreiche Umsetzung gelingen.

Wie läuft so ein Prozess der Umstrukturierung ab?
Die Analyse ist das Herzstück bei diesem Prozess, denn entscheidend ist die Ausrichtung auf den Kundennutzen sowie das Erkennen, welche Prozesse schlecht oder gar nicht funktionieren und welche absolut in Ordnung sind – unter der Berücksichtigung der gegenseitigen Einflussnahme. Es wird auf Effektivität als auch auf Effizienz geprüft und das Potential der Digitalisierung in den einzelnen Bereichen durchleuchtet. Gemeinsam mit den MitarbeiterInnen wird die Veränderung besprochen und dabei erklärt, weshalb eine Umstrukturierung zwingend erforderlich ist. Wenn nötig, dann sollten die MitarbeiterInnen gezielt weitergebildet werden. Ganz wichtig ist es aber auch, dass nicht zu viele Aufgaben auf einmal verändert werden, da zu viel Unruhe im Unternehmen kontraproduktiv wirken kann Hier erfordert es viel Gespür und Feingefühl, beides sollte ein/e erfahrene/r externe/r BeraterIn mitbringen. Letztendlich kommt es darauf an, dass die Anpassungen einen wirklich nachhaltigen Effekt auf das Unternehmen haben.

Wie viel Mitspracherecht sollen die MitarbeiterInnen haben? Und was wird vielleicht besser von oben herab entschieden?
Die MitarbeiterInnen wissen meist selbst sehr gut, dass es nicht gut funktioniert. Oft sind es Bequemlichkeit und Angst vor Veränderungen, aber auch mangelnder Anreiz, weshalb man es so laufen lässt wie es ist. Die angedachten Veränderungen können nur dann den gewünschten Erfolg bringen, wenn sie mit den betroffenen MitarbeiterInnen besprochen werden, um eventuell deren Feedback mit einfließen lassen zu können. Erst dann erfolgt die eigentliche Umsetzung.

Wie viel Zeit muss man als Unternehmen für so einen Prozess in etwa einplanen?
Das ist situationsabhängig und kann nicht pauschal beantwortet werden.

Wie kann so eine Umgestaltung funktionieren, ohne dass daneben das eigentliche Geschäft brach liegt?
Sie muss step-by-step erfolgen. Daher ist schon in Vorfeld ein genauer Ablauf (welche Prozesse zu welchem Timing) zu definieren, denn das Unternehmen muss auch während der Umstrukturierung nach besten Möglichkeiten seine KundInnen bedienen können.

»Wenn das definierte Ziel erreicht wurde, ist ständige Kontrolle wichtig, damit es auf diesem Niveau bleibt. «

 Woran lässt sich festmachen, dass die Umstrukturierung erfolgreich war?
Zum einen werden Kennzahlen dafür herangezogen. Diese müssen sich in die gewünschte Richtung entwickeln. Wenn das definierte Ziel erreicht wurde, ist ständige Kontrolle wichtig, damit es auf diesem Niveau bleibt. Zum anderen sollte auch die MitarbeiterInnenzufriedenheit wieder steigen, weil man gemeinsam die Umstrukturierung geschafft hat und wieder nach vorne in eine sicherere Zukunft blicken kann.

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Mag. (FH) Nina Edler (NEWS Online-Redaktion)
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